Wir haben vor etwa 11 Jahren mit der Planung von Hochzeiten und besonderen Events begonnen. Bei der Planung einer Traumhochzeit oder eines Firmenevents auf einer privaten Eventlocation gibt es eine Menge zu beachten. Ganz gleich, ob es sich bei der Hochzeitslocation um deinen eigenen Hof handelt oder du dich entscheidest, das Anwesen eines anderen zu mieten, lies dir diese Tipps durch, um sicherzustellen, dass dies die richtige Option für dich ist.
Vergewissere dich, dass dein Budget und die Anzahl der Gäste feststehet, bevor du dich nach einem privaten Anwesen für die Hochzeit oder den Firmenevent umsiehst. Wenn du nur über ein begrenztes Budget verfügst, solltest du eine Hochzeit auf einem privaten Anwesen noch einmal überdenken. Wir empfehlen, nicht mehr als 20 % deines Gesamtbudgets für den Veranstaltungsort auszugeben, da alles vor Ort besorgt werden muss. Die Gesamtkosten können insgesamt ca. 35-40% höher sein.
Wie lange soll die Party dauern? Bei den meisten ist um 22 Uhr Schluss mit lauter Musik. Einige Hauseigentümer haben weit entfernte Nachbarn, die Ihnen einen Vorteil verschaffen können, und einige Hauseigentümer haben sogar große Säle. Säle können helfen, den Abend ausklingen zu lassen, allerdings ist die Miete für diese Art von Räumlichkeiten in der Regel teurer. Bitte machen dem DJ und/oder der Band klar, dass sie nicht so laut spielen können, wie sie wollen (der Bass und das Schlagzeug verursachen in der Regel die meisten Probleme).
Bei der Planung einer außer Haus stattfindenden Veranstaltung als Hochzeitslocation gibt es eine Menge beweglicher Teile (Details). Normalerweise müssen die Kunden eine Küche und ein Catering oder einen Imbisswagen mitbringen, eventuell Miet-Toiletten, Beleuchtung, einen Shuttle für die Gäste, Tische, Stühle, Servietten, Besteck, Gläser, Bars, Getränke, Unterhaltung und Dekoration, um nur einige der logistischen Aufgaben zu nennen. Wenn du viel zu tun hast und dich nicht gerne mit Fragen beschäftigst, ist dies vielleicht nicht die richtige Wahl für dich.
Erstell einen Plan für den Fall, dass das Wetter umschlägt oder Regen vorhergesagt ist, damit deine Dienstleister wissen, was zu tun ist und es keine finanziellen Überraschungen gibt. Und wenn deine Veranstaltung im Freien stattfindet, vergiss nicht, Citronella-Kerzen in der Nähe der Speisen (und Süßigkeiten) aufzustellen, um z.B. Ungeziefer fernzuhalten. Frag mal einen erfahrenen Planer, der bereits Veranstaltungen auf Privaten Eventlocations durchgeführt hat.
Das Catering trifft in der Regel 3-5 Stunden vor der Ankunft der Gäste ein. Einige Caterer versuchen, die Kosten zu senken und erscheinen 1,5 Stunden vor Ankunft der Gäste – das ist nicht die Norm. Wenn du ein Angebot von einem Caterer erhältst, prüfe sorgfältig die Anzahl der Mitarbeiter, die für deine Veranstaltung zur Verfügung stehen, sowie deren Ankunftszeit. Einmal hatten wir eine Veranstaltung, bei der der Caterer 1,5 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste vor Ort war. Für 150 Gäste hatten diese nur wenig Personal – definitiv weniger als 10 Personen. Wenn du so etwas siehst, sollten du dir darüber im Klaren sein, dass andere Anbieter durch den Personalmangel beeinträchtigt werden und das Essen nur langsam serviert werden kann oder es während des Empfangs eine lange Schlange an der Bar gibt.
Es ist sehr wichtig, dass genügend Personal in deiner Hochzeitslocation zur Verfügung steht, vor allem wenn die Zeremonie und das Abendessen ineinander übergehen (d.h. derselbe Bereich wird für die Zeremonie und das Abendessen genutzt). In diesem Fall wird der größte Teil des Catering-Personals mit der Umstellung beschäftigt sein, und Ihre Gäste könnten die Auswirkungen während der Empfangs spüren. Als Veranstaltungsplaner sorgen wir dafür, dass die Tische richtig gezählt und platziert werden, dass die Tische richtig dekoriert sind (Blumen, Tischnummern, Tischkarten, Menüs und Gastgeschenke) und dass wir uns um Situationen kümmern, die sich während der Veranstaltung ergeben.
Foto von Mokati
