Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1
Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Leistungen der ZWO EVENTS UG (haftungsbeschränkt), Gabelsbergerstraße 91, 80333 München, vertreten durch den Geschäftsführer Andro Maus, nachfolgend „Agentur“ genannt.

Die Agentur erbringt insbesondere Leistungen in den Bereichen Eventkonzeption, Eventplanung, Eventmanagement, Projektsteuerung, Beratung, Vermittlung und Koordination von Fremdleistungen, Buchung von Locations, Künstlern, Catering, Technik, Personal, Ausstattung, Dekoration, Logistik sowie sonstige veranstaltungsbezogene Leistungen.

Diese AGB gelten sowohl gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB als auch gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, soweit einzelne Regelungen nicht ausdrücklich nur für eine dieser Kundengruppen bestimmt sind.
Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Agentur ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Die bloße Leistungserbringung oder Entgegennahme von Leistungen stellt keine Zustimmung dar.

Individuelle Vereinbarungen, schriftliche Angebote, Auftragsbestätigungen und Leistungsbeschreibungen haben Vorrang vor diesen AGB, soweit sie ausdrücklich abweichende Regelungen enthalten.

§ 2
Definitionen, Verantwortungsbereich des Kunden

Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können. Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Vertragsschluss in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

Veranstalter im Sinne dieser AGB ist der Kunde, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Der Kunde trägt als Veranstalter die ordnungsrechtliche, zivilrechtliche und organisatorische Verantwortung für die Veranstaltung, die Gäste, die eingeladenen Personen, eigene Mitarbeiter, eigene Dienstleister und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für die Zulässigkeit der Veranstaltung, die Einhaltung von Genehmigungen, Auflagen, Jugendschutz, Lärmschutz, Brandschutz, Sicherheitsauflagen, Kapazitätsgrenzen, Hausordnungen, behördlichen Vorgaben sowie sonstigen veranstaltungsbezogenen Pflichten.

Der Kunde ist außerdem verantwortlich für sämtliche Inhalte, die im Rahmen der Veranstaltung gezeigt, abgespielt, verbreitet oder öffentlich zugänglich gemacht werden. Dies umfasst insbesondere Musik, Bilder, Filme, Präsentationen, Logos, Marken, Texte, Reden, Vorträge, Werbeinhalte, Social-Media-Inhalte, Bühneninhalte und digitale Anzeigen. Der Kunde versichert, dass er über die hierfür erforderlichen Rechte, Lizenzen und Genehmigungen verfügt.

Der Kunde stellt die Agentur von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund rechtswidriger, nicht lizenzierter oder nicht genehmigter Inhalte, Musiknutzungen, Bildnutzungen, Markenverwendungen, Persönlichkeitsrechtsverletzungen oder sonstiger vom Kunden zu verantwortender Inhalte geltend gemacht werden. Dies umfasst auch angemessene Rechtsverfolgungskosten.

Bei Großveranstaltungen, öffentlichen Veranstaltungen, Veranstaltungen mit erhöhtem Risiko, Veranstaltungen mit Publikumsverkehr, Bühnenprogramm, Alkoholabgabe, Sicherheitsdienst, Einlasskontrolle, Pyrotechnik, Sonderbauten, Verkehrssicherung oder behördlichen Auflagen ist der Kunde für ein geeignetes Sicherheits-, Ordnungs- und Rettungskonzept verantwortlich, sofern die Agentur nicht ausdrücklich schriftlich mit der Erstellung oder Koordination eines solchen Konzepts beauftragt wurde.

Die Agentur kann den Kunden im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs bei der Planung und Koordination unterstützen. Hierdurch geht die Veranstalterverantwortung jedoch nicht auf die Agentur über, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

 

§ 3
Angebote und Vertragsabschluss

Grundlage des Vertrages ist das schriftliche Angebot der Agentur einschließlich Leistungsbeschreibung, Kalkulation, Projektbeschreibung, Anlagen und etwaiger ergänzender Unterlagen.

Angebote der Agentur sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden. Eine im Angebot genannte Bindefrist oder Gültigkeitsdauer ist zu beachten. Nach Ablauf der Bindefrist ist die Agentur an das Angebot nicht mehr gebunden.

Der Vertrag kommt durch schriftliche Annahme des Angebots, Unterzeichnung, E-Mail-Bestätigung, schriftliche Auftragsbestätigung der Agentur oder durch tatsächliche Inanspruchnahme der vereinbarten Leistungen zustande.

Änderungen, Ergänzungen, Nebenabreden und Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen der Textform. Dies gilt auch für spätere Änderungswünsche während der Planungsphase.

Erteilt der Kunde kurzfristig, mündlich, telefonisch, per Messenger oder vor Ort zusätzliche Aufträge und führt die Agentur diese aus, gelten diese Leistungen als zusätzlich beauftragt und können nach Aufwand berechnet werden.

Ist eine finale Beauftragung noch nicht erfolgt, kann die Agentur Planungs-, Konzeptions-, Beratungs- oder Pitchleistungen gesondert vergüten, sofern dies vereinbart wurde oder der Kunde solche Leistungen ausdrücklich in Anspruch nimmt.

§ 4
Leistungsumfang, Leistungsänderungen und Mitwirkungspflichten

Der Umfang der Leistungen ergibt sich ausschließlich aus dem Angebot, der Auftragsbestätigung und den schriftlich vereinbarten Leistungsbeschreibungen. Nicht ausdrücklich aufgeführte Leistungen sind nicht geschuldet.

Die Agentur schuldet eine sorgfältige Planung, Organisation und Koordination der vereinbarten Leistungen. Soweit die Agentur Fremdleistungen vermittelt oder im Namen des Kunden beauftragt, schuldet sie grundsätzlich die sorgfältige Auswahl und Koordination, nicht jedoch den wirtschaftlichen Erfolg oder die mangelfreie Leistung jedes einzelnen Drittanbieters, soweit gesetzlich zulässig.

Der Kunde ist verpflichtet, alle für die Planung und Durchführung erforderlichen Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig mitzuteilen. Dazu gehören insbesondere Teilnehmerzahlen, Zeitpläne, Locationdaten, technische Anforderungen, Sicherheitsanforderungen, Anlieferbedingungen, Rechnungsdaten, PO-Nummern, Ansprechpartner, Genehmigungen, CI-Vorgaben, Inhalte und besondere Risiken.

Verzögerungen, Mehraufwand, Zusatzkosten oder Leistungseinschränkungen, die aus unvollständigen, verspäteten oder unzutreffenden Angaben des Kunden entstehen, sind vom Kunden zu tragen.

Nachträgliche Änderungen des Veranstaltungsformats, der Location, der Gästezahl, der Uhrzeiten, des Ablaufs, der Ausstattung, des Caterings, der Technik, des Sicherheitsbedarfs oder sonstiger Rahmenbedingungen können zu Mehrkosten führen. Die Agentur ist berechtigt, hierdurch entstehenden Planungs-, Personal-, Material-, Logistik- und Koordinationsaufwand gesondert zu berechnen.

Die Agentur ist berechtigt, gleichwertige oder höherwertige Ersatzleistungen vorzuschlagen oder einzusetzen, wenn einzelne vereinbarte Leistungen aus Gründen, die die Agentur nicht zu vertreten hat, nicht verfügbar sind oder die Durchführung dadurch sachgerecht gesichert wird. Wesentliche Änderungen erfolgen in Abstimmung mit dem Kunden.

§ 5
Preise, Umsatzsteuer und Zusatzkosten

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich Bruttopreise ausgewiesen werden. Gegenüber Verbrauchern werden Bruttopreise ausgewiesen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. In Angeboten und Rechnungen wird die jeweils anwendbare Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen.

Der jeweils passende Steuersatz wird entsprechend der konkreten Leistung ausgewiesen. Bei gemischten Leistungen können unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen.

Nicht im Angebot enthaltene Zusatzleistungen werden gesondert berechnet. Dazu zählen insbesondere zusätzliche Planungsrunden, zusätzliche Abstimmungstermine, nachträgliche Konzeptänderungen, Sondergenehmigungen, Parkgebühren, Maut, Anlieferkosten, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge, Wartezeiten, zusätzliche Aufbau- oder Abbauzeiten, zusätzliche Reinigung, Sicherheitsleistungen, Versicherungen und behördliche Auflagen.

Preis- und Leistungsänderungen aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben, behördlicher Auflagen oder objektiv erforderlicher Anpassungen bleiben vorbehalten, soweit diese nach Vertragsschluss eintreten und nicht von der Agentur zu vertreten sind.

Bei Veranstaltungen mit einem Vorlauf von mehr als sechs Monaten ist die Agentur berechtigt, nachweisbare Kostensteigerungen, insbesondere bei Personal, Mindestlohn, Energie, Rohstoffen, Catering, Technik, Transport, Logistik, Fremdleistungen, Künstlersätzen, Mieten oder behördlichen Gebühren angemessen an den Kunden weiterzugeben. Die Agentur informiert den Kunden hierüber rechtzeitig.

§ 6
Zahlungsbedingungen

Bei Geschäftskunden werden 50 % der vereinbarten Auftragssumme mit Auftragserteilung fällig. Die verbleibenden 50 % werden nach Durchführung der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Das Zahlungsziel für die Schlussrechnung beträgt 30 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nicht individualvertraglich etwas anderes vereinbart ist.

Bei Privatkunden werden 50 % der vereinbarten Auftragssumme mit Auftragserteilung fällig. Die verbleibenden 50 % werden nach Durchführung der Veranstaltung in Rechnung gestellt. Das Zahlungsziel für die Schlussrechnung beträgt 14 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nicht individualvertraglich etwas anderes vereinbart ist.

Bei kurzfristigen Beauftragungen, insbesondere weniger als 21 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn, kann die Agentur die vollständige oder teilweise Zahlung vor Veranstaltungsbeginn verlangen.
Die Agentur ist berechtigt, mit der Planung, Reservierung, Beauftragung von Drittleistungen oder Durchführung erst nach Eingang der vereinbarten Anzahlung zu beginnen. Verzögerungen aufgrund verspäteter Zahlung gehen zulasten des Kunden.

Rechnungen sind ohne Abzug zahlbar. Skonto, Zurückbehaltungsrechte oder Aufrechnungen sind nur zulässig, soweit die Gegenforderung rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von der Agentur anerkannt ist.
Der Kunde ist verpflichtet, die korrekte Rechnungsanschrift, Bestellnummern, PO-Nummern und sonstige rechnungsrelevante Angaben rechtzeitig mitzuteilen. Nachträgliche Rechnungsänderungen, die auf unvollständige oder falsche Angaben des Kunden zurückgehen, können mit einer angemessenen Bearbeitungsgebühr berechnet werden.

 

§ 7
Zahlungsverzug und Mahnwesen

Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen gemäß §§ 286, 288 BGB. Die Agentur ist berechtigt, gesetzliche Verzugszinsen, Mahnkosten sowie erforderliche Rechtsverfolgungskosten geltend zu machen.

Bei Unternehmern ist die Agentur zusätzlich berechtigt, die gesetzliche Verzugspauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB in Höhe von 40,00 EUR geltend zu machen.

Der Mahnprozess erfolgt regelmäßig in folgenden Schritten: Zahlungserinnerung, Mahnung mit angemessener Nachfrist, letzte Mahnung mit Hinweis auf weitere Schritte und anschließend Übergabe an Inkassodienstleister oder Rechtsanwalt.

Die Agentur erhebt keine pauschale Vertragsstrafe allein aufgrund des Zahlungsverzugs. Gesetzliche Verzugszinsen, gesetzliche Pauschalen und tatsächlich erforderliche Kosten der Rechtsverfolgung bleiben hiervon unberührt.

Befindet sich der Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug, ist die Agentur berechtigt, weitere Leistungen bis zum Ausgleich der offenen Forderung zurückzuhalten oder nur gegen Vorkasse auszuführen, sofern dadurch keine zwingenden gesetzlichen Rechte des Kunden verletzt werden.

§ 8
Finale Teilnehmerzahl und Abrechnungsgrundlage

Der Kunde hat die verbindliche finale Teilnehmerzahl spätestens 10 Werktage vor Veranstaltungsbeginn schriftlich mitzuteilen. Diese Teilnehmerzahl bildet die verbindliche Mindestabrechnungsgrundlage für Speisen, Getränke, Personal, Equipment, Logistik und sonstige mengenabhängige Leistungen.

Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl nach Ablauf dieser Frist bleibt bei der Abrechnung unberücksichtigt. Maßgeblich ist mindestens die fristgerecht gemeldete finale Teilnehmerzahl oder, wenn keine finale Mitteilung erfolgt, die zuletzt bestätigte oder im Angebot kalkulierte Teilnehmerzahl.

Erhöht sich die Teilnehmerzahl nach Ablauf der Frist, bemüht sich die Agentur nach Verfügbarkeit um eine Anpassung. Ein Anspruch auf zusätzliche Leistungen besteht nicht. Zusätzliche Teilnehmer, zusätzliches Material, zusätzliche Speisen, zusätzliche Getränke, zusätzliches Personal oder verlängerte Einsatzzeiten werden gesondert berechnet.

Bei einer erheblichen Änderung der Teilnehmerzahl ist die Agentur berechtigt, Preise neu zu kalkulieren, insbesondere wenn Mindestmengen, Personalrelationen, Logistikaufwand, Mietmaterial oder Fremdleistungen betroffen sind.

Für bestimmte Leistungen können Mindestumsätze, Mindestbestellwerte oder Mindestpersonenzahlen gelten. Diese bleiben auch bei einer späteren Reduzierung der Teilnehmerzahl bestehen, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

§ 9
Fremdleistungen, Subunternehmer und AGB Dritter

Die Agentur ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer Leistungen geeignete Subunternehmer, Caterer, Künstler, DJs, Musiker, Techniker, Sicherheitsdienste, Hosts, Servicepersonal, Logistikunternehmen, Dekorateure, Floristen, Fotografen, Videografen, Locationbetreiber, Vermieter, Reinigungsunternehmen oder sonstige Dienstleister einzusetzen.

Soweit die Agentur Fremdleistungen im eigenen Namen beauftragt, gelten im Verhältnis zwischen Kunde und Agentur diese AGB, ergänzt durch die jeweilige Leistungsbeschreibung.

Soweit die Agentur Fremdleistungen ausdrücklich im Namen und auf Rechnung des Kunden beauftragt, kommt der Vertrag über die jeweilige Fremdleistung unmittelbar zwischen dem Kunden und dem Drittanbieter zustande. In diesem Fall gelten zusätzlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Stornobedingungen, Nutzungsbedingungen, Hausordnungen, Sicherheitsvorgaben und Zahlungsbedingungen des jeweiligen Drittanbieters.

Der Kunde erkennt an, dass Drittanbieter eigene Regelungen zu Zahlung, Stornierung, Haftung, Nutzungsrechten, Sicherheitsvorgaben, Ausfall, GEMA, Technik, Locationnutzung, Hausordnung oder Sonderkosten haben können. Diese Regelungen können auch dann Kosten auslösen, wenn der Kunde die Veranstaltung verschiebt, absagt oder reduziert.

Die Agentur wird den Kunden auf ihren bekannten wesentlichen Bedingungen der Drittanbieter hinweisen, soweit diese für die Durchführung oder Kostenstruktur erheblich sind. Der Kunde ist jedoch verpflichtet, ihm übermittelte Drittanbieterbedingungen selbst zu prüfen und einzuhalten.

Die Agentur haftet bei Fremdleistungen, die im Namen und auf Rechnung des Kunden beauftragt werden, grundsätzlich nur für die sorgfältige Auswahl und Koordination des Drittanbieters, nicht für dessen eigenständige Leistungserbringung, soweit gesetzlich zulässig.

Kann ein Drittanbieter seine Leistung nicht erbringen, wird die Agentur sich im Rahmen des Zumutbaren um Ersatz bemühen. Hierdurch entstehende Mehrkosten trägt der Kunde, soweit der Ausfall nicht von der Agentur zu vertreten ist.

§ 10
Veranstaltungsort, Location und eigene Locations

Der Kunde ist verpflichtet, sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort für die geplante Veranstaltung geeignet ist und die erforderlichen Voraussetzungen für Anlieferung, Aufbau, Betrieb, Durchführung und Abbau vorliegen. Dazu gehören insbesondere ausreichende Flächen, tragfähige Böden, Zufahrten, Ladezonen, Stromanschlüsse, Wasseranschlüsse, Kühlmöglichkeiten, Lagermöglichkeiten, Aufzüge, Fluchtwege, sanitäre Anlagen, Brandschutzvorgaben und behördliche Genehmigungen.

Der Kunde hat die Agentur rechtzeitig über Besonderheiten des Veranstaltungsortes zu informieren, insbesondere Baustellen, lange Laufwege, Treppen, nicht nutzbare Aufzüge, Zufahrtsbeschränkungen, Parkverbote, Lieferzeitfenster, Sicherheitskontrollen, Hausordnungen, Denkmalschutz, Lärmschutz, Brandschutz, Bodenschutz und sonstige Einschränkungen.

Zusätzlicher Aufwand durch erschwerte Anlieferung, Wartezeiten, zusätzliche Laufwege, fehlende Aufzüge, kurzfristige Flächenänderungen, nicht vorhandene Anschlüsse, behördliche Auflagen oder fehlende Zugangsmöglichkeiten wird gesondert berechnet, sofern diese Umstände nicht von der Agentur zu vertreten sind.
Handelt es sich bei der Location um eine eigene oder von der Agentur betriebene Location, insbesondere um das LEO MIO oder eine vergleichbare eigene Veranstaltungsfläche, kümmert sich die Agentur im Rahmen des vereinbarten Leistungsumfangs darum, dass die vereinbarten Flächen für die gebuchte Nutzung vorbereitet und grundsätzlich nutzbar sind. Dazu gehört insbesondere die Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Fläche, die Abstimmung der internen Nutzungsvorgaben und die Koordination derjenigen Flächenvoraussetzungen, die im Einflussbereich der Agentur liegen.

Auch bei Nutzung einer eigenen Location bleiben veranstalterbezogene Pflichten des Kunden bestehen, soweit sie nicht ausdrücklich von der Agentur übernommen wurden. Dies betrifft insbesondere Inhalte, Gästeverhalten, besondere Genehmigungen, Sicherheitsanforderungen, GEMA/KSK, externe Dienstleister des Kunden, besondere Dekorationen, Sonderaufbauten, Werbung, behördliche Auflagen und die Einhaltung der Hausordnung.

Veränderungen an Wänden, Böden, Decken, Fenstern, Technik, Mobiliar, Ausstattung oder festen Einbauten sind nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung zulässig. Der Kunde haftet für Schäden, Verschmutzungen oder Rückbaukosten, die durch ihn, seine Gäste, Mitarbeiter oder beauftragte Dritte verursacht werden.

Der Kunde hat sicherzustellen, dass Flucht- und Rettungswege, Feuerlöscheinrichtungen, Notausgänge und sicherheitsrelevante Einrichtungen jederzeit frei zugänglich bleiben. Die zulässige Personenzahl darf nicht überschritten werden.

§ 11
Sicherheit, Genehmigungen, GEMA/KSK und Veranstalterpflichten

Der Kunde ist für die Einholung und Einhaltung aller erforderlichen Genehmigungen, Anzeigen, Anmeldungen und behördlichen Auflagen verantwortlich, sofern die Agentur nicht ausdrücklich schriftlich mit der Übernahme einzelner Pflichten beauftragt wurde.

Hierzu zählen je nach Veranstaltung insbesondere Sondernutzungserlaubnisse, Gaststättenerlaubnisse, Ausschankgenehmigungen, Sperrzeitverkürzungen, Lärmschutzauflagen, Brandschutzauflagen, Bau- und Versammlungsstättenrecht, Sicherheitskonzepte, Sanitätsdienst, Ordnungsdienst, Verkehrskonzepte, Jugendschutz, GEMA, KSK, Musiknutzungsrechte, Künstlerabgaben und steuerliche Anmeldungen.

Bei Großevents oder Veranstaltungen mit erhöhtem Risiko ist der Kunde für ein angemessenes Sicherheitskonzept verantwortlich. Die Agentur kann die Erstellung oder Koordination eines Sicherheitskonzepts als gesonderte Leistung anbieten. Ohne ausdrückliche Beauftragung schuldet die Agentur keine sicherheitstechnische Gesamtverantwortung.

Der Kunde hat die Agentur unverzüglich über behördliche Anforderungen, Auflagen, Risiken oder sicherheitsrelevante Änderungen zu informieren. Kommt der Kunde dieser Pflicht nicht nach, trägt er daraus resultierende Mehrkosten, Verzögerungen oder Leistungseinschränkungen.

Die Agentur ist berechtigt, Leistungen zu verweigern oder anzupassen, wenn die Durchführung aus Sicht der Agentur erhebliche Sicherheitsrisiken birgt, gegen gesetzliche Vorgaben verstößt oder behördliche Auflagen nicht erfüllt sind. Vergütungsansprüche der Agentur für bereits erbrachte Leistungen und entstandene Kosten bleiben unberührt.

 

§ 12
Aufbau, Abbau, Personal und Einsatzzeiten

Vereinbarte Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbauzeiten sind verbindlich. Verzögerungen, Wartezeiten oder Verlängerungen, die durch den Kunden, Gäste, Location, Behörden, Fremddienstleister oder sonstige nicht von der Agentur zu vertretende Umstände verursacht werden, können nach tatsächlichem Aufwand berechnet werden.

Personal wird auf Basis der vereinbarten Einsatzzeiten disponiert. Überschreitungen der vereinbarten Einsatzzeit, zusätzliche Leistungen vor Ort, zusätzliche Auf- oder Abbauleistungen, verlängerte Veranstaltungszeiten oder nachträgliche Änderungswünsche werden gesondert berechnet.
Die Agentur ist berechtigt, bei Bedarf die Anzahl des eingesetzten Personals anzupassen, wenn dies aufgrund der tatsächlichen Anforderungen, Sicherheitslage, Teilnehmerzahl, Locationbedingungen oder Ablaufänderungen erforderlich ist.

Der Kunde hat sicherzustellen, dass Personal der Agentur und eingesetzte Dienstleister Zugang zu den notwendigen Flächen, sanitären Anlagen, Pausenbereichen, Strom, Wasser und sonstigen für die Leistungserbringung erforderlichen Voraussetzungen erhalten.

Werden Personal- oder Dienstleisterleistungen durch den Kunden oder Dritte behindert, verzögert oder unmöglich gemacht, bleibt der Vergütungsanspruch der Agentur bestehen. Zusätzlicher Aufwand wird gesondert berechnet.

§ 13
Mietmaterial, Equipment, Technik, Bruch und Verlust

Soweit dem Kunden Geschirr, Gläser, Besteck, Mobiliar, Technik, Dekoration, Küchenequipment, Transportbehälter, Bars, Theken, Kaffeemaschinen oder sonstige Gegenstände zeitweise überlassen werden, handelt es sich um Miet- oder Leihgegenstände, die pfleglich zu behandeln und vollständig zurückzugeben sind.
Der Kunde trägt ab Übergabe bzw. Bereitstellung die Verantwortung für Verlust, Bruch, Beschädigung, Verschmutzung, unsachgemäße Nutzung oder verspätete Rückgabe, soweit diese nicht von der Agentur oder deren Erfüllungsgehilfen verursacht wurden.

Fehlmengen, Bruch, Verlust oder Beschädigungen werden zum Wiederbeschaffungswert bzw. zu den Reparaturkosten berechnet. Zusätzlich können Reinigungs-, Transport-, Bearbeitungs- und Ausfallkosten berechnet werden.

Mietmaterial darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Agentur nicht an Dritte weitergegeben, nicht außerhalb des vereinbarten Veranstaltungsortes eingesetzt und nicht zweckentfremdet werden.
Technische Geräte dürfen nur bestimmungsgemäß und, soweit erforderlich, nur durch fachkundiges Personal bedient werden. Der Kunde haftet für Schäden, die durch unsachgemäße Bedienung, unbefugte Nutzung oder Eingriffe durch den Kunden, Gäste oder Dritte entstehen.

Die Agentur ist berechtigt, bei Nichtverfügbarkeit einzelner Mietgegenstände gleichwertige oder höherwertige Ersatzgegenstände bereitzustellen, sofern dies für den Kunden zumutbar ist.

§ 14
Stornierung, Kündigung, Umbuchung und Reduzierung

Eine Stornierung oder Kündigung durch den Kunden bedarf der Textform. Maßgeblich für die Berechnung von Fristen ist der Eingang der Stornierungserklärung bei der Agentur.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die Durchführung der Veranstaltung endgültig unmöglich wird oder eine Partei schwerwiegend gegen vertragliche Pflichten verstößt.

Im Falle einer Stornierung durch den Kunden ohne wichtigen Grund oder aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat, ist die Agentur berechtigt, die nachfolgend aufgeführten Stornopauschalen zu berechnen. Dem Kunden bleibt ausdrücklich der Nachweis gestattet, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Der Agentur bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.

Bereits entstandene Kosten, Agenturhonorare, Planungsleistungen, Konzeptionsleistungen, Fremdkosten, Locationkosten, Technikmieten, Künstlergagen, Personaldispositionen, Sonderanfertigungen, Warenbeschaffungen, Gebühren, Genehmigungen, Reise- und Logistikkosten sowie nicht mehr kostenfrei stornierbare Drittleistungen sind unabhängig von den nachstehenden Pauschalen vom Kunden zu tragen, soweit sie nicht bereits in der Pauschale enthalten sind oder eine Anrechnung vorzunehmen ist.

Für Aufträge mit einer Nettoauftragssumme ab 2.500,00 EUR gelten folgende Stornopauschalen auf die vereinbarte Nettovertragssumme: ab 90 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn 65 %, ab 30 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn 85 %, ab 15 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn 95 %, am Veranstaltungstag oder bei Nichterscheinen 100 %.

Werden für den Kunden technische Einrichtungen, Künstler, Caterer, Locations, Mobiliar, Sicherheitspersonal, Logistik, Personal, Sonderanfertigungen oder sonstige Leistungen Dritter beschafft, vermittelt oder im Namen des Kunden beauftragt, gelten zusätzlich die Stornobedingungen und AGB des jeweiligen Drittanbieters. Von Drittanbietern berechnete Stornokosten, Ausfallhonorare, Anzahlungen oder nicht erstattungsfähige Kosten kann die Agentur in voller Höhe an den Kunden weiterberechnen.

Die Stornopauschalen gelten entsprechend, wenn der Kunde die Veranstaltung nicht vollständig storniert, aber wesentliche Teile des Auftrags reduziert, insbesondere Teilnehmerzahl, Leistungsumfang, Eventdauer, Cateringumfang, Personal, Technik, Locationflächen oder Fremdleistungen. Maßgeblich ist der reduzierte Auftragswert bzw. der durch die Reduzierung entstehende Ausfall.

Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl nach Ablauf der Frist gemäß § 8 bleibt abrechnungspflichtig. Werden Teilnehmerzahlen innerhalb der Stornofristen reduziert, können zusätzlich die für die reduzierte Menge anteiligen Stornopauschalen oder nicht vermeidbaren Kosten berechnet werden.

Wird eine bestätigte Veranstaltung auf Wunsch des Kunden verschoben, handelt es sich grundsätzlich um eine Umbuchung. Außerhalb der vorgenannten Stornofristen kann die Agentur für den entstehenden Planungs- und Dispositionsaufwand eine Umbuchungsgebühr bis zu 10 % der Nettoauftragssumme berechnen. Innerhalb der Stornofristen gelten vorrangig die vorgenannten Stornoregelungen, soweit die Agentur oder Drittanbieter den Termin nicht kostenneutral umbuchen können.

Eine Umbuchung setzt die Verfügbarkeit der Agentur, der Location, der Dienstleister und der benötigten Ressourcen am neuen Termin voraus. Ein Anspruch auf Umbuchung besteht nicht. Preisänderungen, Mehrkosten oder abweichende Konditionen für den neuen Termin trägt der Kunde.

Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ZWO EVENTS kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist

Bei höherer Gewalt gelten ergänzend die Regelungen dieser AGB. Bereits entstandene Aufwendungen, nicht stornierbare Fremdkosten und erbrachte Planungsleistungen bleiben auch in diesem Fall abrechenbar, soweit gesetzlich zulässig.

Übersicht der Stornopauschalen:

Nettoauftragssumme   >   Zeitpunkt der Stornierung   >   Stornopauschale

bis 2.500 EUR   >   bis 30 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   65 %
bis 2.500 EUR   >   29 bis 15 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   85 %
bis 2.500 EUR   >   ab 14 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   95 %
bis 2.500 EUR   >   am Veranstaltungstag / Nichterscheinen   >   100 %

ab 2.500 EUR   >   bis 90 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   65 %
ab 2.500 EUR   >   89 bis 30 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   85 %
ab 2.500 EUR   >   ab 29 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn   >   95 %
ab 2.500 EUR   >   am Veranstaltungstag / Nichterscheinen   >   100 %

 

§ 15
Konzeptschutz, Pitchschutz und geistiges Eigentum

Sämtliche von der Agentur entwickelten Konzepte, Ideen, Präsentationen, Moodboards, Ablaufpläne, Kalkulationen, Budgetplanungen, Raumkonzepte, Dekorationskonzepte, Designansätze, Dramaturgien, Inszenierungen, Künstler- und Dienstleistervorschläge, Eventformate, technische Konzepte, Kommunikationsideen, Visualisierungen, Texte, Angebotsunterlagen und sonstige kreative, organisatorische oder strategische Leistungen sind geistiges Eigentum der Agentur.

Diese Unterlagen und Inhalte dürfen ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Agentur weder vervielfältigt, veröffentlicht, weitergegeben, bearbeitet, nachgebaut, umgesetzt, wirtschaftlich verwertet noch Dritten zugänglich gemacht werden. Dies gilt auch auszugsweise und auch dann, wenn einzelne Bestandteile für sich genommen nicht schutzfähig sein sollten, jedoch Teil eines Gesamtkonzepts sind.

Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, ein von der Agentur im Rahmen einer Anfrage, Beratung, Angebotsphase, Präsentation oder eines Pitches entwickeltes Konzept ganz oder teilweise selbst umzusetzen oder durch Wettbewerber, andere Agenturen, Dienstleister, eigene Mitarbeiter oder sonstige Dritte umsetzen zu lassen, ohne die Agentur entsprechend zu beauftragen oder eine gesonderte Nutzungserlaubnis zu vereinbaren.
Kommt nach einer Konzept-, Angebots- oder Pitchphase kein Vertrag zustande, erhält der Kunde keinerlei Nutzungsrechte an den entwickelten Inhalten, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

Kommt ein Vertrag zustande, erhält der Kunde mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Leistungen ein einfaches, nicht übertragbares und auf die konkrete Veranstaltung beschränktes Nutzungsrecht an den für diese Veranstaltung erforderlichen Arbeitsergebnissen. Eine Wiederverwendung, Mehrfachnutzung, Übertragung auf andere Veranstaltungen, Weitergabe an Dritte oder Nutzung für eigene interne oder externe Zwecke bedarf der gesonderten schriftlichen Zustimmung.

Werden Konzepte oder wesentliche Bestandteile hiervon ohne Zustimmung der Agentur genutzt, umgesetzt oder wirtschaftlich verwertet, ist die Agentur berechtigt, eine angemessene Lizenz- und Nutzungspauschale zu verlangen. Weitergehende Ansprüche, insbesondere Unterlassung, Auskunft, Herausgabe, Schadensersatz und Erstattung von Rechtsverfolgungskosten, bleiben unberührt.

Der Kunde verpflichtet sich, die im Rahmen der Zusammenarbeit erhaltenen Kalkulationen, Dienstleisterkontakte, Einkaufskonditionen, Vertragsbedingungen, Ablaufpläne und sonstigen Geschäfts- und Betriebsinformationen vertraulich zu behandeln, soweit diese nicht allgemein bekannt sind.

§ 16
Rechte an Kundendaten, Medien, Musik, Marken und Inhalten

Der Kunde versichert, dass alle von ihm bereitgestellten Logos, Bilder, Texte, Musik, Videos, Präsentationen, Marken, Designs, Namen, Reden, Claims, Werbematerialien und sonstigen Inhalte rechtmäßig genutzt werden dürfen und keine Rechte Dritter verletzen.
Der Kunde räumt der Agentur die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Nutzungsrechte an diesen Inhalten ein, insbesondere zur Bearbeitung, Vervielfältigung, Darstellung, Weitergabe an Dienstleister und Nutzung im Rahmen der Veranstaltung.

Der Kunde ist für GEMA-, KSK-, Lizenz-, Marken-, Persönlichkeits-, Datenschutz-, Urheber- und Leistungsschutzrechte verantwortlich, soweit diese durch seine Inhalte, sein Programm, seine Künstler, seine Musiknutzung oder seine Veranstaltung ausgelöst werden und nicht ausdrücklich von der Agentur übernommen wurden.

Der Kunde stellt die Agentur von Ansprüchen Dritter frei, die wegen der Nutzung von durch den Kunden bereitgestellten oder veranlassten Inhalten geltend gemacht werden. Dies umfasst auch angemessene Kosten der Rechtsverteidigung.

Die Agentur darf den Namen und das Logo des Kunden nach Durchführung der Veranstaltung als Referenz verwenden, sofern der Kunde dem nicht aus berechtigtem Grund widerspricht oder eine vertrauliche Behandlung ausdrücklich vereinbart wurde.

§ 17
Foto-, Video- und Referenzmaterial

Die Agentur ist berechtigt, im Rahmen der Veranstaltung entstandenes Foto- und Videomaterial zu Dokumentations-, Referenz- und Marketingzwecken zu nutzen, soweit keine berechtigten Interessen des Kunden oder abgebildeter Personen entgegenstehen und die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, Gäste und Teilnehmer über Foto- und Videoaufnahmen zu informieren, soweit dies datenschutzrechtlich oder persönlichkeitsrechtlich erforderlich ist und die Aufnahmen im Verantwortungsbereich des Kunden erfolgen.

Wünscht der Kunde keine Nutzung von Bild- oder Videomaterial zu Referenzzwecken, hat er dies der Agentur vor Veranstaltungsbeginn in Textform mitzuteilen.

Bei Veranstaltungen mit vertraulichem Charakter, insbesondere Corporate Events, Produktpräsentationen, internen Firmenveranstaltungen oder nicht öffentlichen Veranstaltungen, wird die Agentur eine Veröffentlichung nur nach vorheriger Abstimmung vornehmen.

§ 18
Mängel, Reklamationen und Gewährleistung

Der Kunde ist verpflichtet, erkennbare Mängel, Beanstandungen oder Leistungsstörungen unverzüglich während der Veranstaltung gegenüber der Agentur oder der vor Ort verantwortlichen Ansprechperson anzuzeigen, damit eine Prüfung und gegebenenfalls Nachbesserung möglich ist.

Unterlässt der Kunde eine rechtzeitige Anzeige, obwohl eine Abhilfe möglich gewesen wäre, können Ansprüche wegen dieses Mangels ausgeschlossen oder reduziert sein, soweit gesetzlich zulässig.

Nicht offensichtliche Mängel sind spätestens innerhalb von drei Werktagen nach der Veranstaltung in Textform mitzuteilen und nachvollziehbar zu beschreiben.

Bei berechtigten und rechtzeitig angezeigten Mängeln stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu. Die Agentur ist zunächst zur Nachbesserung berechtigt, soweit dies möglich und zumutbar ist.

Geschmacksabweichungen, witterungsbedingte Einschränkungen, übliche optische Abweichungen, geringfügige Änderungen bei Dekoration, Ausstattung, Lebensmitteln, Verfügbarkeiten oder gleichwertigen Ersatzleistungen stellen keinen Mangel dar, sofern die vereinbarte Gesamtleistung nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

Bei Leistungen Dritter gelten ergänzend die Gewährleistungs- und Haftungsregelungen des jeweiligen Drittanbieters, soweit ein Vertrag unmittelbar zwischen Kunde und Drittanbieter besteht.

§ 19
Höhere Gewalt und unvorhersehbare Ereignisse

Höhere Gewalt liegt vor, wenn ein von außen kommendes, unvorhersehbares, unvermeidbares und nicht von einer Partei zu vertretendes Ereignis die Durchführung der Veranstaltung oder einzelner Leistungen wesentlich erschwert, gefährdet oder unmöglich macht.

Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Extremwetter, Sturm, Hochwasser, Feuer, Explosion, Pandemien, Epidemien, Krieg, Terror, Streik, Aussperrung, behördliche Verbote, behördliche Auflagen, Sperrungen, Energieausfälle, Stromausfälle, Ausfall von Telekommunikation, Lieferengpässe, Verkehrsstörungen, Unfälle, Ausfall wesentlicher Infrastruktur oder vergleichbare Ereignisse.

Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt nicht oder nur eingeschränkt möglich, werden die Parteien zunächst versuchen, eine Anpassung, Verschiebung oder alternative Durchführung zu vereinbaren.
Soweit Leistungen bereits erbracht wurden, Planungsleistungen angefallen sind, Fremdkosten entstanden sind oder Drittanbieter nicht kostenfrei stornierbar sind, bleiben diese Kosten abrechenbar, soweit gesetzlich zulässig.

Die Agentur haftet nicht für Schäden, Ausfälle oder Verzögerungen, die auf höherer Gewalt beruhen. Gesetzlich zwingende Haftungstatbestände bleiben unberührt.

 

§ 20
Haftung

Die Agentur haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Ebenfalls unberührt bleibt eine Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet die Agentur der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Reputationsschäden, Produktionsausfälle oder sonstige Vermögensschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig und kein Fall unbeschränkter Haftung vorliegt.

Die Agentur haftet nicht für Schäden, die durch den Kunden, Gäste, Besucher, eigene Dienstleister des Kunden, Locationbetreiber, Behörden, Sicherheitskräfte, Künstler, Drittanbieter oder sonstige Dritte verursacht werden, soweit diese nicht Erfüllungsgehilfen der Agentur sind oder die Agentur den Schaden zu vertreten hat.
Der Kunde haftet für alle Schäden, die durch ihn, seine Gäste, Mitarbeiter, Beauftragten oder von ihm eingebundene Dritte an Personen, Räumen, Equipment, Mietmaterial, Technik, Dekoration, Gebäuden oder sonstigen Gegenständen entstehen.

§ 21
Datenschutz

Die Agentur verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes.
Details zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung der Agentur auf der Website.

Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass er personenbezogene Daten von Gästen, Teilnehmern, Mitarbeitern oder sonstigen Dritten nur rechtmäßig an die Agentur übermittelt und erforderliche Informationspflichten erfüllt.
Soweit die Agentur im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien bei Bedarf eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

§ 22
Rechtswahl, Gerichtsstand und Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand München. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

Die deutsche Fassung dieser AGB ist maßgeblich. Übersetzungen dienen lediglich der Verständlichkeit, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

(Stand: 01.06.2026)